INDEXATION DES ARCHIVES

Les entreprises se fient traditionnellement au système de classement papier pour leur archivage; cependant, cette méthode reste très contraignante pour l'entreprise car elle nécessite une organisation claire et intelligente.

L'EDMS (Electronic document management system), système d'archivage électronique, résout les problèmes inhérents au système d'archivage papier tout en réduisant ses coûts. Le système est capable d'archiver tous types de documents : fichier word, tableur excel, base de données, email, messages vocaux, images scannées et documents Internet/intranet HTML.

Bien que le système EDMS fournit un accès rapide aux documents archivés (qui est un bénéfice financier en lui-même), la simple disponibilité d'une nouvelle technologie ne justifie pas son acquisition puisque la réelle mesure de valeur n'est pas votre rapidité à répondre à une situation grâce aux nouvelles technologies, mais la valeur ajoutée à vos affaires grâce à la rapidité de votre réponse (Koulopoulos, 1995).

Une indexation efficace peut ajouter de la valeur dans votre entreprise pas seulement grâce à sa rapidité mais aussi en permettant aux utilisateurs de récupérer leurs documents de différentes manières. Le système permet de ranger vos documents par section, fichier et page. Ainsi, un fichier peut avoir plusieurs parties ; celles-ci pouvant contenir plusieurs documents, eux-mêmes divisés en pages.

Enfin, le système est base sur l'indexation de documents, ce qui vous permet de les retrouver encore plus facilement et rapidement.